僕の仕事での「整理・収納」「整理・収脳」の話は以前少しだけ紹介させて頂いたように思います。
目に見えるモノを整理し収納することで、頭の中のモノの「整理・収脳」が進むといった話です。
書類の収納はクリアファイルを使ってグルーピングし、特に使用頻度の高いアクティブ領域のファイリングには色付きのクリアファイルを使っています。
まだまだペーパーレス化が進んでいない僕の職場では、様々な書類が溢れています。放っておくとすぐに書類の山が出来てしまい、どこに何の書類があるか分からなくなってしまいます。
そういった状況に陥ってしまうと、確認不足から失敗が多くなってしまったりして、円滑に業務を行うことが出来なくなってしまいます。
そうするとその処理に時間が割かれ、働く時間が増えてしまい、家に帰ってからのくつろぐ時間が確保できないようにもなってしまいます。
毎日を心地よく過ごすことを目指している僕にとっては大きな問題になります。
だから僕は出来るだけ一つ一つ業務を確実に行えるように効率化していき、自分の時間を確保できるような工夫をしています。
クリアファイルでの収納はその工夫の一つです。他にも本当に小さなことかもしれませんがいくつか工夫をしています。
そして、パソコン内の「フォルダ名やファイル名の初めに日付や番号を付ける」ことも工夫の一つです。
こうすることでフォルダ内は常に時系列にファイルが並ぶようになります。
そのファイルが必要になった時に、日付のない名前でフォルダ内に保管しているのと比べると、探す時間を圧倒的に短縮させることが出来ます。
作成する資料やそれに伴って行う行事は毎年だいたい同じ時期に行います。日付を入れておくことで、次年度に使う際の効率化にも繋がります。
そして、目に見えるフォルダやファイルが時系列で並ぶことにより、頭の中の情報も時系列で並ぶようになります。
常に新しい情報がどこにあるのか、求めている情報はどのあたりにあるのかが明確に収脳されるようになります。
また、ファイルやフォルダだけでなく、僕はデスクトップの整理も徹底して行うようにしています。デスクトップに様々なモノが表示されていることで、本当に必要なモノが見えにくくなるように思うからです。
今の職場では本部から遠隔でデスクトップに様々な情報がアップされるのですが、僕にとってさほど必要のない情報もたくさんあるので何とかならないものかと思っていますが、それは組織に所属する一員ということで納得するようにしています。
そんな中でも、極力自分でコントロールできる範囲で整理するようにしています。
また、定期的にデスクトップ、フォルダ、ファイルの見直しも行い、整理するようにしています。
目に見えるモノの中には手に取って管理できるものもあれば、ＰＣ内で管理するモノもあります。そういった様々なモノの「整理・収納」を徹底することで、目に見えない頭の中の「整理・収脳」に繋げるようにしています。
僕が今日投稿した内容は本当に小さいことで、たくさんの人が当たり前におこなっていることだと思います。
でも、ぼくにとっては毎日を心地よく暮らすためには欠かすことのできない工夫の一つです。
クリアファイルでの書類管理、ＰＣ内のデータを日付を付けて管理する。小さな事かもしれませんが、徹底して行うことで生活が大きく変化するように思います。
