前勤めていた会社でも、今の職場でも重宝してきたモノがあります。
それが．．．
「クリアファイル」です。
資料をまとめるのには持ってこいで、このクリアファイルを活用したことで、僕の働き方はずいぶん変わったと思っています。
前勤めていた会社での活用方法は、案件ごとにまとめると言った具合です。
大きな案件になれば、それなりに資料の量も増えてくるので、綴じる事が出来るファイルを使ったりもしていましたが、小さな案件や案件にすらならないようなものに関してはクリアファイルに入れ、管理するようにしてきました。
所謂、グルーピングというやつです。
自分で決めたルールのもと、グループごとにファイリングしていき、なるべく資料をまとめるようにしたのです。
建築業界の営業をしていたという事もあり、
- 戸建て物件
- 集合住宅物件
- 店舗
- その他
といった具合に、とりあえずは大きく分けてグルーピングを行うようにしました。
そしてそこから細分化していき、案件ごとにラベリングを行い、まとめるようにしました。
- ○○邸
- △△マンション
- ▢▢店
といった具合です。
問い合わせがあった時には、サッと出せるようにし、すぐに対応出来るようにしたり、資料作りが出来るようにしたのです。
クリアファイルを活用するようになってからは、他の人との連携も上手く取れるようになりました。
営業という事もあり、外回り中に問い合わせがあり、対応しなければならない事も多くあったのですが、出先から事務所に電話を入れ、事務所にいる人に確認をしてもらう際に、クリアファイルの資料を見てもらう事が多くあったのです。
資料をまとめているという事もあり、すぐに確認してもらう事ができ、迅速な対応が出来ていたように思います。
それまでの僕は、事務所に電話を入れた際に．．．
「机の上のどこかに、○○邸の資料があると思うのですが．．．」や「机の引き出しの中に△△マンションの問い合わせ資料があると思うのですが．．．」
なんて探してもらう所から始まっていたように思います。
そういった状況では、大概はすぐに資料が見つかる事はなく、「どこだろう～。」や「ありませんよ．．．」なんて探してくれている人を困らせていたように思います。
相手にストレスを与えていたように思うし、自分もストレスを抱えていたように思います。
そして後手後手な対応をとってしまい、客先との信頼関係に大きな影響を与えていたように思います。
対応が遅くなってしまったり、後回しにしてしまったり．．．。
クリアファイルを活用するようになってからは、そういった対応がずいぶん減ったように思います。
グルーピングを行っている事で、資料がサッと取り出せるようになっていたり、グルーピングを行う過程で思考の整理も行う事が出来ていたり。
また、ラベリングを行っていた事で、他の人との連携も上手く出来るようになっていたように思います。
出先から事務所に電話をした際に．．．
「○○邸と書いたクリアファイルの中にあると思います。」や「○○マンションと書いたクリアファイルを見てください。」
なんて会話を行う事ができ、見てもらいたい資料や確認してもらいたい資料にすぐにアクセスしてもらう事が出来ていたのです。
客先に対しても、迅速に対応する事が出来ており、良い信頼関係を築く事に繋げる事が出来ていたように思います。
今の仕事になってからも、クリアファイルは色々な場面で活用する事が出来ており、僕にとっては「整理・収納」の大きなツールになっているように思っています。
最近であれば、ラベリングだけでなく、色分けも行うようにしており、案件ごとに色分けして「収納」するようにしています。
重要度の高いモノに関しては赤いファイルに入れたり、そこまで重要でないモノは青いファイルに入れたり．．．
子どもたちと共有する資料に関しても色分けするようにしています。
子どもたちからは「黄色ファイル貸してください。」的な感じで言われる事があります。
視覚的にすぐに判断できるようにし、確認したい資料、処理したい資料にすぐにアクセスするようにしているのです。
そんな長い期間、僕を支えてくれていたクリアファイル。
僕の働き方に大きな影響を与え、僕の心地良い暮らしを実現してくれていたクリアファイルです。
そんな重宝してきたクリアファイルですが、ここ最近は活用の機会が少しずつ減少するようになってきているのです．．．。
